Các loại email doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay?

Sử dụng Email doanh nghiệp đem lại những lợi ích gì cho việc kinh doanh của bạn? Vì sao Email doanh nghiệp đang trở thành lựa chọn hàng đầu của các công ty trong việc quản lý, xây dựng thương hiệu doanh nghiệp? Cùng KDATA đi tìm câu trả lời ngay sau đây.

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là một dịch vụ email mang tên miền riêng của khách hàng nhằm phục vụ việc trao đổi và giao dịch trực tuyến cho các doanh nghiệp. Việc quản lý tập trung với tên miền riêng tạo nên sự tin cậy cho đối tác, quản lý nội dung email, dung lượng lớn và chống spam hiệu quả.

Dịch vụ Email doanh nghiệp sẽ cung cấp cho bạn và doanh nghiệp các hộp thư điện tử dùng riêng có dạng tennguoidung@tencongty.com.vn. Khi đó, các địa chỉ email của các nhân viên trong công ty sẽ được gắn kèm với tên công ty.

Email doanh nghiệp được đánh giá thể hiện sự chuyên nghiệp cao. Nhân viên sử dụng email này cũng được xem là người đại diện và bộ mặt của công ty bất kỳ.

Những lợi ích khi sử dụng Email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp mang đến rất nhiều lợi ích nên nó đã trở thành lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay.

• Gia tăng tính nhận biết trong hệ thống nhận dạng thương hiệu của Doanh nghiệp

So với việc sử dụng email truyền thống thì việc sử dụng email doanh nghiệp giúp nâng tầm thương hiệu của công ty lên một tầm cao hơn. Việc check email có đuôi tên miền riêng của website công ty sẽ gây ấn tượng mạnh với đối tác, tạo được lòng tin về thương hiệu, đồng thời gia tăng tính nhận biết trong hệ thống nhận dạng thương hiệu của doanh nghiệp.

• Mang tính chuyên nghiệp cao trong những giao dịch trực tuyến

Một email với đuôi tên miền là tên doanh nghiệp của bạn sẽ luôn tạo được sự tin cậy, chuyên nghiệp với các khách hàng, đối tác. Đây cũng là phương tiện giúp khách hàng nhớ đến doanh nghiệp của bạn. Và là một công cụ hoàn hảo để xây dựng thương hiệu, làm đẹp bộ nhận diện thương hiệu doanh nghiệp.

• Hạn chế tin rác, spam

Hầu hết hệ thống Email doanh nghiệp đều được trang bị bộ lọc để chống spam, luôn giữ cho hộp thư được an toàn từ những thư rác nguy hiểm. Bên cạnh đó, nó còn giúp bảo mật thông tin tốt. Người quản lý có thể kiểm soát số lượng cũng như nội dung thư được gửi đi nhằm hạn chế tình trạng rò rỉ thông tin nội bộ. Quan trọng nhất đó là nếu sự cố xảy ra thì mọi thông tin đều được khôi phục một cách đầy đủ và nhanh chóng.

• Không có khoảng chờ (delay) trong thời gian chuyển phát email

Với Email doanh nghiệp, hoạt động gửi/nhận thư, thương thảo, hợp tác với khách hàng đều sẽ diễn ra suôn sẻ hơn, nhanh hơn.

• Quản lý tập trung, dễ dàng quản trị

Email doanh nghiệp được xem là một công cụ hữu ích cho doanh nghiệp trong vấn đề quản lý tập trung. Mọi giao dịch với khách hàng đều được thực hiện thông qua email doanh nghiệp. Từ đây, giúp doanh nghiệp kiểm soát được các giao dịch trong tháng hoặc trong năm một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian.

Các loại hình email doanh nghiệp phổ biến?

Chọn một loại hình email doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu cũng không quá khó khăn nếu bạn tìm hiểu về từng loại email doanh nghiệp đang phổ biến nhất hiện nay ngay bên dưới đây:

Server Mail từ Zimbra

Zimbra là một trong số ít những nền tảng email doanh nghiệp mã nguồn mở hiện nay. Đây cũng là loại được nhiều doanh nghiệp Việt lựa chọn bởi khả năng mở rộng linh hoạt, hoạt động ổn định và tốc độ nhanh chóng. Nó cũng được đánh giá cao về việc bảo mật tuy nhiên không có nhiều tính năng. Nhưng nhìn chung thì bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp để đăng ký và sử dụng dễ dàng.

Google

Google đang sở hữu con số lớn nhất về lượng email cá nhân và doanh nghiệp tính đến thời điểm hiện tại. Gã khổng lồ này cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp trả phí. Bởi ra đời từ khá lâu nên có thể nói tính năng của loại này khá hoàn thiện, giao diện cũng thân thiện và dễ sử dụng.

Người dùng có thể gửi đi một lượng lớn email đến khách hàng của mình mà chẳng cần phải trang bị thêm phần cứng hay phần mềm. Bởi mọi tính năng đều đã được tích hợp sẵn. Loại email doanh nghiệp này thì có giá khá cao và đôi khi còn gặp phải nhiều tấn công mạng quy mô lớn.

Microsoft Exchange

Đây là loại server email được cung cấp bởi Microsoft nên sở hữu nhiều tính năng đa dạng, độc đáo. Thế mạnh của loại này chính là server mạnh và địa chỉ IP hoạt động khá ổn định. Tuy nhiên, mức giá của loại này cũng đặc biệt cao nên đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, trung bình thì sẽ không lựa chọn loại này.

Mdaemon

Mdaemon là dịch vụ email doanh nghiệp đang cạnh tranh với Microsoft Exchange. Đây cũng là loại khá nổi tiếng được nhiều doanh nghiệp sử dụng để thiết lập và xây dựng hệ thống email doanh nghiệp. Về phần giá thì giá của Mdaemon thấp hơn Microsoft nhưng khi sử dụng thì bạn cần phải trang bị máy chủ và IP riêng.

Tóm lại, email doanh nghiệp có nhiều loại và nhiều nhà cung cấp (gồm trong nước và nước ngoài). Doanh nghiệp nên chọn lựa một loại phù hợp với nhu cầu, chi phí để triển khai và vận hành hiệu quả. Ngoài ra, khi chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp có thể chọn các nhà cung cấp trong nước để luôn được hỗ trợ 24/7 nếu có sự cố phát sinh hoặc các vấn đề về mở rộng, nâng cấp.