3 điều cần lưu ý khi lựa chọn email doanh nghiệp không thể bỏ qua

Email doanh nghiệp không chỉ giúp bảo mật thông tin nội bộ mà nó còn thể hiện thương hiệu doanh nghiệp. Vì thế 3 lưu ý khi lựa chọn email doanh nghiệp bên dưới đây cực kỳ quan trọng mà bạn cần phải nắm được.

Tên email doanh nghiệp nên chuyên nghiệp

Địa chỉ email doanh nghiệp không những tăng độ tin cậy của doanh nghiệp mà nó còn góp phần tạo ấn tượng tốt trước đối tác, khách hàng. Do đó khi tạo email cho đơn vị mình điều đầu tiên mà hầu hết mọi người cần quan tâm đó là phải đặt tên email sao cho chuyên nghiệp.

Thông thường để tạo sự đồng nhất trong bộ nhận diện thương hiệu cho chính mình cũng như góp phần tạo dấu ấn trong lòng khách hàng, đối tác, nhân viên… Hầu hết khi lựa chọn tên email doanh nghiệp các đơn vị sẽ lựa chọn nó trùng khớp với tên công ty hoặc tên chủ sở hữu công ty.

Tuy nhiên có 1 lưu ý hết sức quan trọng đó là việc đặt tên email Doanh nghiệp theo tên chủ sở hữu, tức là gắn thương hiệu cá nhân thường ít đơn vị lựa chọn. Bởi trong tương lai xa khi người đứng tên gặp vấn đề gì đó thì doanh nghiệp cũng sẽ bị ảnh hưởng một phần. Do đó trước khi lấy tên theo tên chủ sở hữu, đơn vị cần xem xét rõ ràng những trường hợp có thể xảy ra.

Sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền riêng

Một lưu ý khi chọn email doanh nghiệp rất quan trọng đó chính là việc sử dụng email theo tên miềng riêng. Nó  không những có thể giúp đảm bảo việc nhầm lẫn thư từ mail mà nó còn giảm thiểu nguy cơ giả mạo thư điện tử.

Bên cạnh đó với việc tạo tên miền duy nhất cho đơn vị cũng góp phần tăng độ uy tín cho các hoạt động về sau. Giúp đối tác, khách hàng có ấn tượng và dễ dàng ghi nhớ đơn vị bạn ngay lần đầu tiên.

Hiện tại trên thị trường tên miền được lấy theo nhiều đuôi khác nhau: có thể là đuôi giống tên miền web của đơn vị bạn, cũng có thể tên miền bất kỳ. Tuy nhiên dù theo hình thức nào thì tên miền cũng chỉ được chia ra thành 2 loại quốc tế và Việt Nam.

Tên miền quốc tế. Email doanh nghiệp sử dụng tên miền quốc tế sẽ dễ ghi nhớ

Đối với tên miền này thì khi tạo email doanh nghiệp cho đơn vị sẽ đảm bảo dễ nhớ hơn rất là nhiều. Bên cạnh đó khi mua các gói tên miền này chi phí bỏ ra cũng thấp hơn so với tên miền Việt Nam. Tuy nhiên xét về lâu dài thì nó lại không đạt được hiệu quả truyền thông cho thương hiệu.

Do đó, tùy vào mục đích cá nhân mà khi lập email bạn có thể lựa chọn cho mình những tên miền phù hợp nhất.

Tên miền Việt Nam

Cũng giống như tên miền quốc tế, nhưng tên miền Việt Nam thường cho thấy cái tôi và sự riêng biệt hơn. Nó có khả năng truyền tải và tăng độ nhận diện thương hiệu trong các dịch vụ thư điện tử, nhất là các hoạt động với quốc tế.

Ví dụ trong hoạt động giao thương với các tập đoàn nước ngoài. Giữa hàng ngàn email, nếu email của bạn quá đơn giản và phổ biến: .com, .net… thì khó mà họ có thể xác nhận được mail nào là từ phía bạn. Tuy nhiên khi sử dụng tên miền Việt Nam: .vn, org.vn… thì chỉ cần lướt qua các tập đoàn nước ngoài đã biết ngay là email được gửi từ Việt Nam.

Chính vì thế mà khi lựa chọn email tên miền doanh nghiệp bạn cũng cần hết sức để ý đến tên miền trong email của chính mình.

Chữ ký cho email của doanh nghiệp

Thông thường khi soạn mail không thể lúc nào bạn cũng có thể ngồi chèn hàng loạt địa chỉ liên hệ, logo, số điện thoại… Do đó, khi tìm hiểu và sử dụng email doanh nghiệp, bạn cũng cần quan tâm và chú ý đến việc tạo chữ ký riêng cho email của doanh nghiệp.

Thông thường để tạo sự uy tín và ấn tượng tốt ngay từ lần đầu khi gửi mail. Bạn có thể chọn vào những thông tin cơ bản nhất về công ty để khách hàng, đối tác có thể nắm qua và có ấn tượng tốt.

Với một số lưu ý khi lựa chọn email doanh nghiệp trên đây, KDATA hy vọng bạn đọc sẽ đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.