Email doanh nghiệp là gì? Có miễn phí không? Các loại Email doanh nghiệp

Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều cần phải có Email. Nhất là khi mà độ tin cậy của Email trở thành một trong những yếu tố quan trọng để bạn tiếp cận khách và giao dịch với khách hàng. Một thư tín hay Email Marketing được gửi đi với địa chỉ email theo tên miền doanh nghiệp sẽ mang lại hiệu quả gấp bội lần email cá nhân.

Ưu điểm của dịch vụ Email doanh nghiệp

Tính chuyên nghiệp và thương hiệu

Email doanh nghiệp nâng cao tính chuyên nghiệp và tạo sự uy tín cho công ty, giúp xác định thương hiệu một cách nhanh chóng. Nó cũng khuyến khích đối tác đọc nội dung email một cách tốt hơn so với email thông thường.

Quản lý dễ dàng

Email doanh nghiệp giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự và chia sẻ thông tin với toàn bộ đội ngũ một cách hiệu quả. Ngoài ra, nó còn cho phép tạo kế hoạch dự án và làm việc với các thành viên khác mà không cần gặp mặt trực tiếp.

Ngăn chặn spam và Virus

Email doanh nghiệp đi kèm với hệ thống chống spam, giúp lọc ra chỉ các email quan trọng từ khách hàng và đối tác. Nó cũng cung cấp bảo vệ khỏi việc xâm nhập virus và giảm nguy cơ nhận email chứa virus độc hại.

Tối ưu hóa giao tiếp với đối tác

Sử dụng email doanh nghiệp khi gửi nội dung cho đối tác giúp tránh tình trạng email bị gửi vào thư mục spam hoặc quảng cáo của đối tác. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác giữa hai bên.

Độ uy tín cao

Để có một tài khoản email doanh nghiệp, công ty cần phải được xét duyệt bởi các tập đoàn lớn như Google và Microsoft. Điều này đồng nghĩa với việc email doanh nghiệp đó có sự uy tín và an toàn đáng tin cậy đối với công ty và đối tác.

Chi phí phù hợp và tiết kiệm

Với mức giá khoảng 5 triệu đồng, công ty có thể sở hữu nhiều tài khoản email doanh nghiệp cho tất cả nhân viên và nhiều tính năng hữu ích. Hơn nữa, có nhiều gói dịch vụ email doanh nghiệp phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn.

Các loại Email doanh nghiệp phổ biến

Hiện nay, trên thị trường có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp với hệ thống chức năng và công cụ đa dạng tùy theo yêu cầu và mục đích của từng doanh nghiệp. Dưới đây là 5 loại email doanh nghiệp phổ biến:

• Google

Gmail hiện tại có số lượng cá nhân và doanh nghiệp sử dụng lớn nhất. Riêng đối với email doanh nghiệp, bạn cần phải trả phí khá cao cho Google để sử dụng. Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, cũng như về mức độ phổ biến trên toàn thế giới đã giúp Google thu hút được rất nhiều người dùng nhất hiện nay.

Khi sử dụng doanh nghiệp không cần tốn chi phí đầu tư vào thiết bị hoặc phần mềm, tuy nhiên đôi khi sẽ gặp sự cố về tấn công mạng ở mức quy mô lớn, điều đó sẽ gây cản trở trong việc hỗ trợ khách hàng nhanh chóng.

• Server Mail từ Zimbra

Zimbra là hệ thống email doanh nghiệp được chạy trên hệ điều hành Linux phù hợp cho doanh nghiệp có mã nguồn mở. Hệ thống này có thể cung cấp nhiều loại dịch vụ đa dạng với nhiều mức giá khác nhau, phù hợp với nhu cầu của nhiều doanh nghiệp.

• Microsoft Exchange

Microsoft Exchange cung cấp 2 cách sử dụng email doanh nghiệp là chạy trên máy chủ doanh nghiệp hoặc chạy trên dịch vụ lưu trữ. Ưu điểm của hệ thống email này là sự kết hợp cùng những phần mềm của Microsoft mang lại sự thuận tiện cho người dùng.

Cũng giống như Google, Microsoft Exchange có mức giá khá cao, chính vì thế nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ nên cân nhắc kỹ về loại email này.

• Mdaemon

Đây được xem là đối thủ cạnh tranh trực tiếp với Microsoft Exchange trong dịch vụ email doanh nghiệp. Mdaemon cũng đã quá nổi tiếng bởi được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ các tính năng nổi bật phù hợp với nhu cầu người sử dụng.

• Email doanh nghiệp được xây dựng hệ thống riêng

Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp tại Việt Nam đã xây dựng hệ thống email doanh nghiệp riêng để đáp ứng từng nhu cầu của khách hàng. Nhờ đó, những nhà cung cấp này luôn được đánh giá cao về chất lượng dịch vụ, giá thành, hỗ trợ chăm sóc khách hàng nhanh chóng và dễ dàng tích hợp những tính năng theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Tìm hiểu thêm về đăng ký và bảng giá email doanh nghiệp. 

So sánh Email doanh nghiệp và Email cá nhân

Email cá nhân:

Email cá nhân chỉ đơn giản là tài khoản thư điện tử cá nhân, thường có đuôi email từ nhà cung cấp dịch vụ, ví dụ: @yahoo.vn hoặc @gmail.com.

Trong môi trường kinh doanh, việc sử dụng email cá nhân có nhược điểm rõ rệt. Dữ liệu và thông tin của công ty thường lưu trữ trên các tài khoản email cá nhân và công ty không có quyền quản lý toàn diện. Điều này có thể gây rủi ro lớn khi nhân viên rời bỏ công ty, có thể dẫn đến mất mát dữ liệu quan trọng.

Ngoài ra, email cá nhân thường có giới hạn về tính năng và bảo mật không cao, dễ bị xâm nhập hoặc mất mật khẩu.

Email doanh nghiệp:

Email doanh nghiệp cung cấp mỗi nhân viên một địa chỉ email riêng, thường có đuôi email chứa tên của doanh nghiệp, ví dụ: @kdata.vn.

Một trong những ưu điểm lớn của email doanh nghiệp là khả năng quản lý tốt hơn. Công ty có quyền quản lý và kiểm soát tài khoản email của nhân viên, vì vậy khi nhân viên nghỉ việc, công ty có thể thu hồi tài khoản và bảo vệ thông tin quan trọng.

Ngoài ra, email doanh nghiệp thường có tính năng mạnh mẽ hơn và hệ thống bảo mật tốt, giúp bảo vệ dữ liệu và ngăn ngừa spam và virus.

Tóm lại, sử dụng email doanh nghiệp mang lại sự an toàn, quản lý hiệu quả, và tính chuyên nghiệp trong môi trường kinh doanh. Email cá nhân có thể phù hợp cho mục đích cá nhân, nhưng không thích hợp cho doanh nghiệp.

Mọi người cùng tìm kiếm: email doanh nghiệp, email doanh nghiệp là gì, business email là gì