Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

Tạo chữ ký trong Outlook không chỉ là một kỹ năng hữu ích mà còn là một phần quan trọng trong việc tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong giao tiếp email hàng ngày. Đối với người sử dụng Outlook trên nhiều nền tảng, quá trình này có thể trở nên dễ dàng và linh hoạt. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo chữ ký trong Outlook trên mỗi nền tảng, mang lại sự tiện lợi và chất lượng cho trải nghiệm gửi thư của bạn.

Cách tạo chữ ký trong outlook.com

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng bánh răng 'Settings'

Nhấp vào biểu tượng bánh răng 'Settings' ở góc phải trên cùng của trang, sau đó nhấp vào "View all settings".

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

Bước 2: Trong cửa sổ cài đặt mở ra, nhấp vào 'Compose and reply'

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

Bước 3: Chuyển đến phần có nhãn 'Email signature'

Dưới 'Email signature', bạn sẽ thấy một ô văn bản nơi bạn có thể nhập chữ ký của mình. Bạn có thể định dạng văn bản bằng cách sử dụng các tùy chọn phía trên ô - bạn có thể thay đổi font chữ, kích thước, màu sắc, và nhiều tùy chọn khác. Bạn cũng có thể thêm liên kết, hình ảnh, và thậm chí là danh thiếp kinh doanh của bạn.

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

Bước 4: Đặt chữ ký làm mặc định và thêm các tùy chọn cần xem xét

Khi bạn hài lòng với chữ ký của mình, chọn hộp kiểm phù hợp với bạn (Xem hình ảnh màn hình dưới đây). Bạn có thể chọn tự động bao gồm chữ ký của mình trong các tin nhắn mới, trong các tin nhắn chuyển tiếp hoặc trả lời, cả hai hoặc không làm gì cả.

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

Đừng quên nhấn vào 'Save' ở phía dưới trang khi bạn hoàn tất. Đóng cửa sổ cài đặt và bây giờ chữ ký mới của bạn sẽ xuất hiện ở cuối mỗi email bạn gửi, theo các tùy chọn bạn đã chọn.

Cách tạo chữ ký trong Outlook trên máy Windows

Bước 1: Mở trình soạn thảo tích hợp của Outlook

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

  • Điều hướng đến ô tìm kiếm ở phía trên bên trái của màn hình Outlook và gõ "Signature".
  • Nhấp vào kết quả "Signature" xuất hiện.
  • Chọn "Signature" từ menu thả xuống và bạn sẽ được yêu cầu thiết lập chữ ký trong Outlook bằng trình soạn thảo chữ ký tích hợp.

Bước 2: Tạo một chữ ký mới trong Outlook

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

  • Nhấp vào nút "New" để tạo một chữ ký mới cho email của bạn.
  • Đặt tên cho chữ ký mới của bạn (sử dụng một tên mô tả rõ chữ ký cụ thể này, trong trường hợp bạn tạo nhiều chữ ký trong tương lai).

LƯU Ý: Nếu bạn đã biết bạn sẽ cần nhiều chữ ký Outlook, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo nhiều chữ ký Outlook và cách quản lý chúng.

Bước 3: Thêm chi tiết chữ ký của bạn

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

Để bắt đầu, chúng ta sẽ tạo một biểu hiện đơn giản nhất của chữ ký email Outlook - một chữ ký văn bản đơn giản. Điều này có thể đủ cho bạn. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn muốn một cái gì đó chuyên nghiệp hơn, sau đó, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo ra một chữ ký email phong phú và hiệu quả hơn nhiều.

  • Để tạo chữ ký văn bản của bạn, nhấp vào ô văn bản của trình soạn thảo chữ ký và nhập họ tên đầy đủ của bạn, chức vụ của bạn và thông tin liên hệ của bạn.
  • Nếu bạn hài lòng với bố cục chữ ký này, bạn có thể dừng lại ở đây. Chỉ cần nhấp OK và bạn đã sẵn sàng. Để biết thêm về các tính năng chữ ký nâng cao, tiếp tục đọc.

LƯU Ý: Bạn có thể sử dụng thanh công cụ của trình soạn thảo để thêm một bảng và tổ chức thông tin cá nhân của bạn theo cách khác. Tuy nhiên, bảng có thể bị trục trặc trên các kích thước thiết bị khác nhau, vì vậy hãy đảm bảo giữ chữ ký của bạn dưới 360px chiều rộng.

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

Bước 4: Chỉnh sửa thiết kế chữ ký

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

Bạn có thể chỉnh sửa chữ ký Outlook của mình để tạo cảm giác gọn gàng hơn và tạo ra một sắp xếp hình ảnh rõ ràng, bằng cách thiết lập màu sắc và kích thước phông chữ khác nhau cho thông tin quan trọng nhất.

  • Để thay đổi màu của bất kỳ văn bản nào trong chữ ký, bạn chỉ cần chọn nó với con trỏ của mình và nhấp vào menu Color dropdown menu > sau đó chọn màu bạn muốn, hoặc nhấp vào More colors (ở dưới cùng của bảng) để chọn một màu tùy chỉnh.
  • Để thay đổi kích thước văn bản - chọn văn bản sau đó nhấp vào menu Font Size dropdown và thử nghiệm các kích thước khác nhau cho đến khi bạn cảm thấy bạn đã đạt được sự cân bằng tốt nhất.
  • Để thay đổi kiểu phông chữ - chọn bất kỳ văn bản nào và nhấp vào menu Font type dropdown, thử nghiệm một số tùy chọn cho đến khi bạn tìm thấy phù hợp.

Mẹo nhỏ:

  • Chọn 1 màu (tốt nhất là một trong những màu bạn sử dụng cho thương hiệu của mình).
  • Sử dụng 1 kích thước phông chữ cho chi tiết liên hệ của bạn (12-14px là tốt), và sử dụng 1 kích thước phông chữ lớn hơn cho tên và chức vụ của bạn (2-3px lớn hơn so với văn bản cho chi tiết liên hệ của bạn).
  • Đặt tên của bạn in đậm và chức vụ của bạn dưới dạng bình thường, để tăng chút ít quan trọng cho tên của bạn. Sử dụng chỉ 1 phông chữ cho toàn bộ chữ ký của bạn, nếu không, nó sẽ trông lộn xộn.

Bước 5: Thêm siêu liên kết vào chữ ký Outlook của bạn

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

  • Để thêm siêu liên kết vào chữ ký Outlook của bạn, chọn bất kỳ văn bản nào với con trỏ của bạn (khi văn bản được chọn, nó sẽ có nền xám).
  • Sau đó, nhấp vào biểu tượng liên kết ở phía bên phải của thanh công cụ.
  • Bây giờ nhập URL mà bạn muốn văn bản liên kết đến và nhấp OK.

Làm cho số điện thoại của bạn có thể nhấp được:

Trong hình minh họa, đã làm cho số điện thoại có thể nhấp chuột bằng cách thêm một loại siêu liên kết đặc biệt.

  • Thay vì thêm một URL, như trước đó, tôi nhập số điện thoại với tiền tố "tel:", như sau - "tel:1-800-800-800".

Làm cho địa chỉ cục bộ của bạn có thể nhấp chuột:

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp với cửa hàng vật liệu, bạn cũng có thể hưởng lợi từ việc làm cho địa chỉ của bạn có thể nhấp chuột. Bạn có thể thiết lập nó để khi nhấp chuột, nó sẽ hiển thị dẫn đường Google Maps.

  • Để thêm một địa chỉ cục bộ có thể nhấp chuột - tìm doanh nghiệp của bạn trên Google Maps và nhấp vào nút "Directions" > sau đó sao chép URL từ hộp địa chỉ.
  • Chọn địa chỉ trong chữ ký Outlook của bạn và nhấp vào biểu tượng liên kết như trước. Bây giờ thêm URL bạn đã lấy từ Google Maps và nhấp OK.

Bước 6: Thêm hình ảnh

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

  • Nhấp chuột nơi bạn muốn đặt hình ảnh chữ ký của bạn.
  • Nhấp vào biểu tượng hình ảnh ở phía bên phải của thanh công cụ.
  • Tải lên hình ảnh từ máy tính của bạn.

Điều chỉnh kích thước của hình ảnh:

  • Để điều chỉnh kích thước hình ảnh theo thiết kế chữ ký ưa thích của bạn - nhấp vào hình ảnh và kéo bất kỳ ô vuông đen nào ở góc hình ảnh.

Làm cho hình ảnh của bạn có thể nhấp chuột:

  • Chọn hình ảnh của bạn bằng con trỏ của bạn > sau đó nhấp vào biểu tượng liên kết từ thanh công cụ > chèn URL mà bạn muốn hình ảnh liên kết đến và nhấp OK.

Thêm biểu tượng và liên kết mạng xã hội:

  • Để thêm biểu tượng mạng xã hội của bạn - thực hiện các bước tương tự như thêm hình ảnh với liên kết như đã nói trên.
  • Đơn giản là thêm chúng dưới dạng hình ảnh > kéo chúng đến vị trí mong muốn > chọn biểu tượng và nhấp vào nút liên kết từ thanh công cụ để gán liên kết đến trang mạng xã hội của bạn.
  • Đối với giao diện chuyên nghiệp hơn - xem hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách thêm biểu tượng xã hội vào chữ ký Outlook của bạn.

LƯU Ý:

Bạn có thể nhận thấy rằng chữ ký trong ví dụ của tôi ở trên phong phú hơn nhiều so với chữ ký Outlook đơn giản mà chúng ta đã tạo trong hướng dẫn này. Điều đó là do nó được cấu trúc bằng HTML, với một số mã phức tạp.

Nhưng điều đó không phải là vấn đề, vì tôi không tự viết mã đó. Tôi tạo nó bằng công cụ tạo chữ ký của WiseStamp. Để có một chữ ký chuyên nghiệp đẹp trong Outlook trong vòng 2-5 phút, hãy thử nghiệm Công cụ Tạo Chữ Ký Outlook miễn phí của chúng tôi.

Nếu bạn thích tự làm và bạn không sợ mã HTML, bạn có thể theo dõi hướng dẫn của chúng tôi để thêm chữ ký HTML vào Outlook bằng cách thủ công.

Bước 7: Thiết lập chữ ký Outlook tự động

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

Để thêm chữ ký vào Outlook một cách tự động, bạn có lựa chọn về việc muốn chữ ký của bạn xuất hiện trong tin mới và/hoặc trong tin chuyển tiếp và trả lời. Việc này khá đơn giản.

I) Điều này được thực hiện ở góc phải trên của trình soạn thảo Outlook

Ở đó, bạn sẽ thấy 2 menu thả xuống, một để thiết lập chữ ký tự động cho tin mới của bạn và một cho tin chuyển tiếp/trả lời của bạn. Mỗi menu nên chứa tất cả các chữ ký có sẵn của bạn.

II) Chọn chữ ký bạn muốn xuất hiện cho mỗi loại tin nhắn

Nếu bạn cảm thấy chữ ký Outlook của mình đã hoàn thành, nhấp vào "OK" để lưu công việc của bạn. Để xem chữ ký mới của bạn trong Outlook, đơn giản mở một tin nhắn mới. Chữ ký mới của bạn sẽ xuất hiện ở dưới cùng.

III) Quản lý chữ ký của bạn trực tiếp từ cửa sổ

Tin nhắn bằng cách nhấp vào nút "signature" ở thanh ribbon phía trên. Từ đó, bạn có thể chọn chữ ký mà bạn cần cho bất kỳ email cụ thể nào.

Tạo chữ ký Outlook trên máy Mac

Bước 1: Mở Outlook cho Mac và vào menu công cụ, sau đó nhấp vào preferences

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

Bước 2: Nhấp vào "signatures"

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

Bước 3: Nhấp vào nút '+' để tạo chữ ký email mới và chọn 'edit'.

Ở đây, bạn có thể đặt tên và thiết kế chữ ký email mới của mình.

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

Bước 4: Sao chép và dán chữ ký đã được thiết kế trước đó của bạn, sau đó nhấp vào 'save'

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

Bước 5: Đặt chữ ký làm mặc định

Cuối cùng, điều hướng đến tab Signatures và chọn chữ ký mà bạn muốn đặt làm mặc định.

Cách tạo chữ ký trong outlook dễ dàng trên mỗi nền tảng

Hãy tiếp tục và soạn một email mới. Chữ ký email của bạn dành cho Mac sẽ xuất hiện ở cuối phần massage. 

Việc có một chữ ký không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn là một cách tốt để cá nhân hóa thông điệp của bạn. Bạn có thể áp dụng ngay những bước về cách tạo chữ ký trong Outlook bên trên để tạo ra sự ấn tượng trong mọi tình huống liên lạc.

Mọi người cũng tìm kiếm: tạo chữ ký trong outlook, cách tạo chữ ký trong outlook trên điện thoại, tạo chữ ký trong email outlook, cách tạo chữ ký trong outlook, cài đặt chữ ký outlook, tạo chữ ký outlook, tạo chữ ký, cách tạo chữ ký trong mail outlook, cài đặt chữ ký trong outlook, cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp.

Đến với dịch vụ Email doanh nghiệp của KDATA! Với chúng tôi, việc bảo mật thông tin quan trọng và xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Hãy đăng ký email doanh nghiệp giá rẻ tại KDATA để trải nghiệm sự khác biệt và nâng tầm doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới. KDATA - đồng hành cùng sự phát triển của bạn:

https://kdata.vn/email-business